آیا اولین تجربه کاری تان را به یاد می­آورید؟

آیا اولین تجربه کاری تان را به یاد می­آورید؟

مهم نیست که این تجربه مربوط به سه سال گذشته است یا سی سال گذشته، مهم این است که بزرگترین اشتباهتان را هرگز فراموش نکرده اید. ممکن است به فرد اشتباهی اعتماد کرده­ اید، قضاوت نادرستی از همکار یا مشتری تان داشته­ اید یا ماشین­ تان را در جای پارک مدیرعامل، پارک کرده باشید. (خب تقصیر شما نبود که نام خانوادگی شما و رییس ­­تان یکی است)
برخی از این اشتباهات به ظاهر کم ارزش، می ­توانند در آینده کاری شما موثر باشند. شکست و ناکامی بهترین معلم است که باعث می شوند، بایدها و نبایدهای وظایف مان را به بهترین نحو انجام دهیم.
در این مقاله از تعدادی از مدیران منابع انسانی درخواست کردیم تا “اشتباهات همکاران تازه کار” خود را با ما به اشتراک بگذارند. امیدواریم این تجربیات، برای مسیر کاری حرفه ای شما نیز مفید باشند.

عدم تعادل بین حمایت از کارکنان و منافع شرکت

آزارهای کارکنان نمایانگر لزوم توازن بین منافع کارکنان و سازمان­ هاست. حفظ این تعادل در مدیریت شرکت نیازمند اعتماد به نفس، سیاست و مهارت­ هایی است که در برخی از سازمان­ها ممکن است سال­ها طول کشیده یا حتی نادیده گرفته شوند.
“جیسون هادسون” و “ادوارد راگان” دو تن از متخصصین منابع انسانی در ایالت تن­ کینک اسپرت، بزرگ­ترین اشتباه ناشیانه کارکنان را تحت عنوان اشتیاق فراوان در دلپذیرکردن مدیریت عنوان می­ کنند.
خانم “لورا حسنی”، مشاور منابع انسانی در ردلند کالیفرنیا و رییس امپایر آیلند نیز نظریه مشابهی را تحت عنوان “فشار به مدیر، زمانی­ که می ­دانید دچار خطا شده­ اند می ­داند. به گفته بسیاری از مدیران حاضر در این نظرسنجی، احتمال اشتباه بین حمایت از کارکنان تازه وارد و منافع سازمان وجود دارد.

رفتارهای بیش از حد دوستانه

  • “کارول رابینسون” مالک موسسه مشاوره منابع انسانی چک ایت آف از این اشتباه با عنوان رهبری شاد” یا تلاش برای راضی نگه داشتن همه”یاد کرده و خاطر نشان می­ کند:

“مدیریت منابع انسانی به معنی دوست ­داشتن مردم نیست بلکه به معنی  درک­ کردن آنها، تلاش در کار و رسیدگی به درخواستهایشان است. منابع انسانی در راستای توسعه فرهنگ پیشرفت در کسب و کار و کارکنان سازمان­ها برنامه ریزی می شود.

“جاش سیتز”، متخصص منابع انسانی، کارشناس استراتژی و رییس واحد منابع انسانی مجتمع هاریزون کردیت در خصوص نظریه رابینسون می ­گوید:

نیازهای شخصی و دوستانه شما در مرحله دوم وظایف تان نسبت به کارفرمایتان است. برای حرف ه­ای بودن، باید عزمتان را جزم کنید و همت و تلاش مضاعفی داشته باشید.”

به “سارا گراردو” سرپرست اداره استخدام مالی پرایم در راکوال تگزاس:

در مصاحبه های استخدامی، از سوالات خصوصی جدا خودداری کنید. گاهی اوقات برای شناخت بهتر شخص مصاحبه شونده، سعی می ­کنیم به حریم خصوصی او نزدیک­ شویم اما سوالات باید در محدوده پرسش­ های استخدامی باشند.

افشای اطلاعات محرمانه کارکنان

یکی از حساس­ترین مسوولیت ­های مدیران منابع انسانی، حفظ، نگهداری و طبقه بندی اطلاعات محرمانه کارکنان است. به گفته “تاناشا بتل” سرپرست منابع انسانی موسسه هانتینگتن اینگالز:

اشتباه ناشی از افشای اطلاعات محرمانه کارکنان می ­تواند فاجعه بار باشد.

“برایان آرنسمن” کارشناس ارشد حوزه منابع انسانی شرکت بیمه نیوجرسی معتقد است:

استفاده از اطلاعات محرمانه کارکنان در مذاکرات شغلی و افشای آن با سایر اعضا کاملا غیر قابل توجیه است. این نکته­ باید بعنوان یک اصل به افراد مذاکره کننده آموزش داده شده و مراقبت شود. هر کس که اشتباهی را مرتکب می ­شود، باید شانسی دوباره برای جبران داشته ­باشد.

فراموشی این واقعیت که کارمندان، انسان هستند

متخصصان منابع انسانی برای تحلیل اطلاعات، به فناوری و تحلیل داده­ های نیاز مبرم دارند ولی هنوز دو فاکتور اصلی همدلی و تفکر انتقادی را نمی توان از طریق داده ها کشف کرد. ایشان باید به همان اندازه که به یادگیری تکنولوژی های نوین اهمیت می­ دهند، به وجه انسانی کارکنان و دقت به حرف H نیز  حساس باشند. (Human Resource)
از دیدگاه “مندی کرفرست” مدیر منابع انسانی سلامت جامعه در هوود ریور “بزرگترین خطا در حوزه منابع انسانی را عدم توجه به وجه انسان بودن کارکنان و شغلشان است.
مدیران نباید صرفا بخاطر اینکه کارها توسط کامپیوترها انجام می ­شوند، وجود کارمندان را نادیده بگیرند. یادگیری این موضوع و نحوه مقابله با قوانین کلیشه ­ای منفی و از بین بردن آنها، نیازمند زمان و تمرین است.
ساندرا راجو یکی دیگر از متخصصان استراتژیست موسسه SHRM و مدیر منابع انسانی موسسه هوریبا در کالیفرنیا می­ گوید:
اجازه دهید تا کارکنان سوالاتشان را مستقیم از خودتان بپرسند و آنها را به سمت فضاهای آنلاین مثل ایمیل، پورتال یا شبکه های اجتماعی هدایت نکنید.

اعتقاد به یکپارچگی منابع انسانی سازمان

جانی تیلر، مدیر عامل SHRM و استراتژیست منابع انسانی، از مدیریت منابع انسانی به عنوان “مجموعه ­ای از هنر و دانش یاد می ­کند. همانگونه که فعالیت­ های کاری نیازمند توسعه دانش است، یافتن راهکارهای مناسب نیز، اغلب با توجه به شرایط و اهداف سازمان و کارکنان تغییر کرده و نیازمند بررسی­ های دقیق است.

“سلمان السهیل”،مشاور و مدرس حوزه منابع انسانی در عربستان می­ گوید:

مدیران باید کسب و کار خود را با هوش و فراست خوبی شناسایی کرده و سپس راهکارهای مناسب و کاربردی برای توسعه آن انتخاب نمایند.

در واقع در دنیای کسب و کار، به ندرت پاسخ­ هایی مکتوب و از پیش تعیین شده برای مسایل گوناگون می­ توان پیدا کرد. بسیاری از متخصصان تازه­ کار معتقدند که برای هر مساله­ ای می توان یک راه حل سیاه و سفید پیدا کرد، درحالیکه بسیاری از موضوعات دارای راهکارهای خاکستری هستند.

ایوته دوپیس” مشاور منابع انسانی و کمک مدرس تامپا اورلاندو، بزرگترین اشتباهش را یافتن فقط پاسخ ­های صحیح بعنوان اصلی­ ترین وظیفه منابع انسانی می­ داند. او می­گوید:

پس از بیست سال فعالیت حرفه ­ای، تفاوت میان انتقال دانش و  الهام بخش بودن برای دیگران را درک کردم.

ذهن همه جانبه نگر

شاید یکی از سخت ترین کارها، تظاهر به نفهمیدن موضوعات است، بخصوص تازه کارها که بعضا تظاهر می ­کنند پاسخ­ همه سوالات را می ­دانند و از بیان “نمی دانم” واهمه دارند. “ناتالی استالر هاردینگ” متخصص منابع انسانی در توسعه استرتژی ­و مدیر عملیات فورم فایر می­ گوید:

حتما برای شما هم اتفاق افتاده که مرتکب خطاهای غیرحرفه ­ای کوچکی شده­ اید و از اینکه به کارکنان­تان ابراز کنید که پاسخ صحیح را بعدا پیدا می­ کنم، واهمه داشته­ اید.

او همچنان اشاره می­ کند:

به تازه کارها یادآوری کنید که از خودتان یا سایر افراد سازمان انتظار نداشته باشید که همیشه پاسخ همه سوالات را بدانند. وقتتان را به ­جای نصیحت­­های تکراری، صرف بررسی و تحقیق مطالب کنید تا شرکت مقروض نشود!!!

اریکا برونینگ، متخصص منابع انسانی در دیتروید در خصوص محاسن صحبت کردن و تبادل نظر با دیگران می­ گوید:

غرور را کنار بگذارید و از پرسیدن نهراسید.  فرض نکنید که همیشه با روش­ های قدیمی مسائل را حل می کنید، واقعا برای یادگیری و توسعه مهارت­ های خود زمان مناسب صرف کنید.

جدی نگرفتن موقعیت شغلی

تازه کارها، معمولا تمایل به نمایش اغراق آمیز ساده بودن فعالیت­ های پیچیده دارند و البته در بیشتر اوقات تلاششان بی­ فایده است. اگر واقعا در مورد مطلبی اطلاعات کافی ندارید، نترسید چرا که ممکن است راه حل ­های اورژانسی نه تنها مشکل را حل نکنند، بلکه منجر به بروز مشکلات بزرگ­تری نیز بشود.

  • “جسیکا تیلر” متخصص توسعه استراتژی منابع انسانی و از اعضای دلتار می­ گوید:

اگر از نقش و تاثیر کارکنان در سازمانتان آگاهی ندارید، نمی­ توانید آنها را استخدام و حفظ کنید. هرچه بیشتر کسب و کار خود و نقاط ضعف آن­را بشناسید، بهتر می­ توانید از آن حمایت کنید.

  • جاناتان فلیکینگر، مدیر منابع انسانی پیتزبرگ نیز معتقد است:

به همین علت است که متخصصان کم تجربه در حوزه منابع انسانی علاقه­ ای به حل مسایل پیچیده روابط کارکنان ندارند. آنها گاهی آنقدر به مشکلات بی توجهند که به مرور پیچیده و از کنترل خارج می­ شوند و به تدریج بر روی عقاید، تعهدات قانونی و روحیات کارکنان تأثیر می ­گذارد.

  • ولی مدیران منابع انسانی باتجربه، می­ توانند به همکاران تازه کار که دارای دیدگاه­ های جدید هستند، کمک کنند تا ضمن تثبیت جایگاهشان، فرصت یادگیری داشته باشند.
  • به نظر مایکل اسمیت” مدیر منابع انسانی گرین استون”

نمی ­توان از تازه کارها توقع حل مسایل پیچیده را داشت. قبل از هر چیز، آنها نیاز به آموزش نحوه ایجاد روابط و توافق با مدیریت ارشد سازمان را دارند تا به مرور متوجه نحوه تفکر ایشان شوند.

بدیهی است، زمانی که کارکنان جدید از توسعه دانش و ارتباطات کاری دور می شوند، حاشیه سود شرکت نیز کاهش خواهد یافت و نمی ­توان از آنها انتظار نتایج چشمگیری داشت ولی با توسعه ارتباطات و نحوه مدیریت مذاکره، میزان تاثیر گذاری ایشان در سازمان بیشتر می شود.

رتبه = کسب تجربه

همان اندازه که تحصیلات در حوزه منابع انسانی مهم است، شناخت فضای واقعی کسب و کار نیز منحصر به ­فرد و حیاتی است. کریستین رو متخصص و مدیر منابع انسانی در حوزه توسعه استراتژی معتقد است:

نادیده ­گرفتن این اصل که رتبه هر فرد متناسب با میزان تجربه اوست، منجر به اخذ تصمیمات نادرست خواهد شد و کارکنان بدون درک صحیحی از موضوعات، اعتماد به ­نفس کاذب پیدا خواهند کرد.

سال­ها پیش با خانمی که سرپرست تازه کار یک خیریه­ همکاری می­ کردم و بعدها متوجه شدم که علاقه­ ای به این فعالیت­ ندارد. در اوایل حضور در موسسه، بدون اطلاع من و با کمک یکی از مدیران تصمیم به اخراج یکی از کارکنان موسسه گرفتند. آن دو نفر نه تنها اطلاعات صحیحی راجع به فعالیت­ های کارمند نداشتند بلکه اطلاعات درستی توسط سایرین به ایشان داده نشده بود و مبنای تصمیم گیری­ شان کاملا احساسی بود که منجر به بروز مسایل بسیار زیادی شد.

دست ­کم ­گرفتن اهمیت پذیرش

مدیران منابع انسانی باید زمان کافی برای تطابق با شرایط کاری سازمان داشته باشند ولی متاسفانه در بسیاری از سازمان­ها این اتفاق رخ نمی دهد. “ملنیا مارلناوش”متخصص منابع انسانی می­ گوید:

“به عنوان یک مدیر تازه کار منابع انسانی، متوجه شدم بزرگترین اشتباهم در ارتباطات بین کارکنان نیست بلکه در میزان بازگشت سود سازمان توسط کارکنان است. توجه به محدودیت­ های زمانی و اهمیت به قوانین سازمان نباید فراموش شود. گاهی اوقات در فشار کاری، ضرب ­العجل ­های قانونی را از یاد می­ بریم.
کریس، کارشناس یک شرکت چاپ در نیوجرسی نیز که با مشکلات مشابهی مواجه شده می گوید:

بزرگ­ترین اشتباهم عدم آگاهی در بررسی لیست حقوق و دستمزد پیش از ارسال به واحد منابع انسانی نبود بلکه نمی­­دانستم کدامیک از آن­ها مطابق با اهداف سازمان فعالیت می کنند و تصور می کردم همه چیز رو به راه است. 

عدم توجه فراتر از منابع انسانی

همانند بسیاری از فعالیت­ های چالشی، پیشرفت در حوزه منابع انسانی نیز نیازمند فعالیت­ هایی فراتر از شرح وظایف است. “راملان احمد” مدیرعامل و رییس هیات مدیره شرکت مشاوره تغییر کسب و کار جهانی در کوالالامپور نوشت:

ما در ازای انجام­ وظایف عملیاتی خودمان حقوق می­ گیریم اما سوال اینست که برای ترفیع جایگاه خودمان چه کارهایی باید انجام دهیم؟

این دقیقا سوالی است که بسیاری از متخصصان منابع انسانی در دنیا با آن مواجه هستند. به عقیده وی:

بزرگترین اشتباه این است که گمان  کنید اگر فعالیت ­های مربوط به منابع انسانی را درست انجام دهید­، تبدیل به یک شریک تجاری خواهید شد.

به گفته “تونی بنجامین” موسس شرکت مشاوره گرانج:

متخصصان منابع انسانی در تعریف صحیح و توافق بین کارکنان و سازمان مسوولند، نه در مورد هزینه­ های کسب­ و کار.

او ادامه می­ دهد: “آنها باید تفکر استراتژیک و راهبردی داشته باشند و تجربیات لازم جهت مقبولیت نظراتشان در کسب و کار را بدست آورند.”

مثلا اگر نتوانند اظهارنامه سود و زیان یا بودجه سازمان را تفسیر کنند، از نظرات مدیران بی­ اطلاع خواهند بود و صرفا با سایرین موافقت خواهند کرد؛ یا چنانچه برای افزایش رضایت کارکنان بصورت احساسی برخورد کنند به گونه ­ای که آنها مسیر درست کار را گم کنند، قطعا دچار مشکل خواهند شد.

موضوع اصلی جوامع این است که متخصصان منابع انسانی در تمام سطوح باید بر محسنات انسانی خود تکیه کنند. هنگامی که کارآموزان به افرادی ماهر تبدیل می­ شوند، متوجه خواهند شد که دانستن همه چیز ملاک نیست. بهترین کاری که هر شخص باید انجام دهد این است که سوالاتش را بدون پاسخ نگذارد و از پیروزی و شکست ­هایش درس بگیرد و پایه­ های محکمی برای خود بسازد. “دونالد اولسوم” مدیر پروژه منابع انسانی در استراتژی در ساراسوتای فلوریدا می­ گوید: “یک مدیر باتجربهمنابع انسانی اعتماد به نفس دارد، بی ­پروا و با شخصیت است و شرایطی را ایجاد می­کند که اظهار نظر بی ­ریا و صمیمانه در سازمان مجاز باشد.”

و کلام آخر همین که خودتان باشید، کافی است.

مترجم (مریم کیوان)