شکستن فعالیت‌ها در مدیریت پروژه آی تی

با ظهور اینترنت، فناوری نقش اساسی را در زندگی روزمره و عملیات و فرایندهای شرکت ها و سازمان‌ها ایجاد کرد. با افزایش پروژه‌های وابسته به فناوری، تخصص مدیریت پروژه نیز به منظور نظم دهی و نگهداری پروژه‌ها، بیش از پیش مورد نیاز سازمان‌ها شده است.

مدیریت پروژه


مدیر پروژه مسوول شناسایی و ارزیابی نیازهای پروژه، سازماندهی منابع (انسانی و تجیهزات)، پیگیری پیشرفت و تعیین توالی وظایف پروژه است.

آنها عموما نقطه اصلی تماس بین منابع درگیر در پروژه و ذینفعان پروژه هستند و بیشترین حساسیت را در مورد پیشرفت فعالیت‌ها بر اساس جدول زمان بندی دارند؛ همچنین ارائه گزارش‌های مختلف از وضعیت پروژه را در زمان‌های مشخص شده دارند.

در هر پروژه، بخصوص پروژه‌های مرتبط با فناوری، مدیران پروژه نیازمند تسلط به اصطلاحات و مفاهیم فنی پروژه‌ها هستند تا با نگاه وسیع تری بتوانند با ذینفعان ارتباط برقرار کرده و نسبت به کنترل و مدیریت فعالیت‌ها اقدام نمایند.

به عنوان مثال، یک مدیر پروژه IT باید از مدل‌های یکپارچه سازی نرم افزار، پایگاه داده‌ها، مفاهیم شبکه و زیرساخت‌های مربوط، روش‌های تولید نرم افزار، انواع خدمات و نیز نحوه انتشار محصولات جدید آشنایی داشته باشد.

روش های چرخه حیات در مدیریت پروژه های آی تی


بر اساس نظر موسسه مدیریت پروژه، صرف نظر از نوع فعالیت، مدیریت پروژه در پنج مرحله اساسی قابل تقسیم بندی است:

  • شروع
  • برنامه ریزی
  • اجرا
  • عملکرد یا نظارت
  • بسته شدن پروژه

در این مقاله قصد داریم تا دو روش پرطرفداری که در طراحی و مدیریت پروژه توسط مدیران پروژه IT استفاده می‌شوند، را مورد بررسی قرار دهیم:

روش آبشاری (Waterfall Method)

در این روش که یکی از رایج ترین متدهاست، کل پروژه در مرحله برنامه ریزی تعریف می‌شود. با توجه به اینکه هر مرحله باید قبل از شروع مرحله بعدی شروع شود، این روش برای پروژه‌های خطی که همه یا اکثر وظایف کاملاً مشخص شده‌اند، روشی ایده‌آل است. روش آبشاری دارای شش مرحله است:

  1. نیاز سنجی: در این مرحله مدیر پروژه، اهداف پروژه و نحوه تحقق آنها را تعیین می‌کند. مدیر محصول نیز سندی را برای بررسی توسط ذینفعان تهیه می‌کند.
  2. طراحی: در این مرحله، مدیر پروژه سند طراحی شامل مشخصات ذینفعان در هر مرحله و نیازمندی‌های تکمیل پروژه از تیم IT را مشخص می‌نماید.
  3. پیاده سازی: در این مرحله، تیم پروژه فعالیت‌های محوله را مطابق سند طراحی انجام می‌دهند.
  4. تست: در این مرحله کیفیت محصول مورد آزمایش قرار می‌گیرد. تیم مدیریت محصول، ویژگی‌های محصول ارائه شده را از نظر خطا و مطابقت با مشخصات سند طراحی بررسی کرده و اگر کار با استانداردهای توافق شده مطابقت نداشته باشد، محصول به مرحله پیاده سازی ارجاع می‌گردد.
  5. تأیید: پس از تأیید موارد قابل تحویل، پروژه آماده اجرا به کاربر نهایی است.
  6. پشتیبانی: ارائه خدمات پشتیبانی شامل آموزش به کاربران و کمک به ایشان در جهت استفاده بهینه از امکانات محصول در این مرحله صورت می‌گیرد.

به عنوان یک روش قدیمی، بسیاری از شرکت ها و مدیران پروژه ها، روش آبشاری را اصلی ترین رکن مدیریت پروژه فناوری اطلاعات می‌دانند.

روش Agile

روش Agile یا چابک، انعطاف پذیرترین رویکرد برای مدیریت پروژه IT است که به منظور کاهش جدول زمانی پروژه با انجام فعالیت‌های کوتاه مدت (Sprint) استفاده می‌شود.

در این روش مدیران پروژه و اعضای تیم در بازه‌های کوتاه، در جریان عملکرد یکدیگر قرار می‌گیرند تا از نقاط کلیدی پروژه فاصله نگیرند. گاهی اوقات شرکت‌ها با پروژه هایی مواجه می‌شوند که هیچ تجربه‌ای در اجرای آن ندارند.

به همین منظور احتمال خطاهای تکراری و غیر قابل پیش بینی در تیم و به تبع آن به هدر رفتن زمان در آن زیاد است. با توجه به انعطاف پذیری این روش نسبت به روش آبشاری، استفاده از Agile Method برای این نوع پروژه ها مناسب‌تر است.

همچنین ممکن است، پروژه هایی با تغییرات مداوم در دستور کار قرارد داشته باشد که در این موارد هم Agile منجر به رضایت مشتریان و محصولاتی کارآمد شده و انگیزه کارکنان را افزایش می دهد.

در این راستا مقاله روش های متداول تولید نرم افزار را مطالعه کنید.

مهارت‌های مورد نیاز مدیران پروژه آی تی


مدیران پروژه IT علاوه بر آشنایی با چالش های معمول مدیریت پروژه، باید نسبت به پیچیدگی فناوری‌های استفاده شده در پروژه و تاثیرات آن‌ها نیز مشرف باشند. آنها باید اطلاعات مناسبی در حوزه نرم افزار و سخت افزار داشته و توان تصمیم گیری در خصوص استفاده از فناوری‌های موجود را داشته باشند.

فناوری‌ها همواره در حال پیشرفت هستند و به روزرسانی نسخ، انتظارات ذینفعان، مشکلات ارتباطی با اعضای تیم، نیازهای متعدد و همکاری با افراد دورکار باید توسط مدیر پروژه مراقبت شوند. برخی از مهارت های خاص مدیر پروژه آی تی به شرح زیر است:

  • ارزیابی پروژه

یک مدیر پروژه باید دائما در حال ارزیابی پروژه‌ از منظر درخواست‌های مشتریان، بهره‌وری منابع (منابع انسانی و ماشین آلات) و میزان تحقق اهداف پروژه باشد. قبل از ارسال به تیم تولید، باید دامنه کار، بودجه، فناوری‌های قابل استفاده و سایر نیازها به درستی تعریف شده باشند. از طرفی مهارت‌های تحلیلی در حوزه‌های فنی و سیستمی نیز یکی دیگر از پارامترهای بسیار مهم برای یک مدیر پروژه در حوزه فناوری اطلاعات به شمار می‌رود.

  • ظرفیت سنجی

برنامه ریزی نقش‌ها و تنظیم جدول زمانی (Time sheet) مناسب برای پروژه‌ دارای اهمیت زیادی است. پروژه‌های فنی نیازمند مدیرانی آشنا به فناوری‌های روز و میزان اثربخشی آنها است. آیا تیم از فناوری جدید استفاده می‌کند؟ اگر پاسخ مثبت است، تأثیر آن بر زمان‌بندی پروژه چیست؟

کارشناسان ارشد چقدر با زبان‌های برنامه نویسی مورد استفاده در پروژه آشنایی دارند؟ آیا قبلا تجربه اجرای یک پروژه همراه با مفهوم مدیریت پروژه را دارند؟ برای پاسخگویی به این سوالات، مدیر پروژه IT باید درک کاملی از فناوری و توانمندی‌های اعضای تیم و ظرفیت سنجی آنها جهت برنامه ریزی مناسب، داشته باشد.

  • نظارت بر پیشرفت پروژه

همواره باید تعادلی بین فعالیت‌های جاری و مدیریتی در یک پروژه وجود داشته باشد. مدیر پروژه، به کمک ابزارهای مناسب مدیریت پروژه، باید بتواند این تعادل را برقرار کند. ابزارهایی مانند Kanban board و گانت چارت‌های تعاملی، امکان نظارت بر پیشرفت پروژه را بدون مداخله مستقیم مدیر پروژه و بصورت Real time فراهم می‌کنند.

اما اعتماد به ابزارها کافی نیست؛ مدیر پروژه باید ظرفیت اعضای تیم را به درستی مرور کرده و به افرادی که فعالیت‌هایشان بیش از ظرفیتشان است، دقت کرده و راهکارهایی به منظور برقراری تعادل انجام دهند. نظارت بر پیشرفت پروژه به میزان مهارت مدیر پروژه در ابزارهای مدیریت پروژه و توانایی ارزیابی دقیق ظرفیت اعضای تیم با حجم کار بستگی دارد.

  • ارزیابی میزان اثربخشی پروژه

مدیر پروژه باید بتواند گذشته نگر باشد و بتواند نقاط قوت و قابل بهبود را تشخیص دهد؛ نقاط ضعف فناوری‌های جدید را شناسایی کرده و تاثیر آن را بر پروژه ارزیابی نماید. آیا تغییر از یک نوع پایگاه داده به نوع دیگر می‌تواند تاخیر در پروژه را کاهش دهد؟ یک مدیر پروژه خبره در حوزه IT باید قادر به ارزیابی نیازهای تجاری تعریف شده در مرحله برنامه ریزی باشد.